Det som begynte som et behov for å forberede seg på Brexit, har utviklet seg til et partnerskap mellom tollprogramvareleverandøren AEB og Bongers Expeditie, og satte sistnevnte på en helt ny vekstvei. I den følgende artikkelen forteller prosess- og applikasjonsleder René Wijnants og daglig leder Ralph van de Grijp oss mer om det.
Bongers Expeditie begynte å bruke AEBs tollløsninger for rundt åtte år siden og ble til og med AEBs aller første nederlandske kunde. Da en hard tollgrense dukket opp med Brexit-avstemningen i Storbritannia, visste René og Ralph at selskapet måtte oppdatere tollprogramvaren og -prosessene internt for å sikre at handelen kunne fortsette utover januar 2021.
Den nederlandske tollagenten behandlet den gang rundt 8.000 til 10.000 deklarasjoner til tredjeland som Sveits og Norge. Leveranser til Storbritannia vil øke dette antallet betydelig.
Løsning
«Vi ønsket å tilby kundene våre en pålitelig ende-til-ende-løsning som dekker hele import- og eksportprosessen,» forklarer René. Etter å ha veid alternativene, bestemte han og Ralph raskt at å klarere varer gjennom en britisk clearingagent ville fungere mest smidig, spesielt gitt følsomheten til de fleste varer.
Det er derfor AEB har gitt Bongers sin Customs Broker Integration-programvare, og koblet dem til en utmerket britisk tollmegler som håndterer importdeklarasjoner, samt en integrert faktureringsløsning. Customs Broker Integration mottar data fra sine kunder via en API og arkiverer eksporterklæringen i Nederland ved hjelp av AEB-løsningen for direkte arkivering. AEBs Customs Broker Integration overfører deretter dataene til den britiske tollmegleren, som igjen sender inn den britiske importdeklarasjonen.
Hele prosessen utføres i ett system. Fordi alle overføringer bruker nøyaktig samme post, er det ingen risiko for at data går tapt eller endres ved et uhell, slik det lett kan skje med manuell kopiering.
Gjennom digital integrasjon har Bongers mulighet til å overvåke fremdriften av fortolling, har full åpenhet om hvor varene til enhver tid befinner seg og blir selvfølgelig informert om det etter ferdigstillelse.
Det tok litt tid før alle nødvendige deler av en kompleks tollprosess kom sammen. Ethvert system som er sterkt avhengig av automatisering kan bare være like bra som dataene som mates inn i det. «Vi klarte å forbedre datakvaliteten betydelig ved å revurdere eksisterende prosesser og tilpasse dem til det nye designet,» forklarer Ralph.
En annen nyttig forbedring var implementeringen av AEBs logistikkkostnadsstyring, som lar Bongers automatisk legge inn data fra tollmeglerintegrasjonen (antall deklarasjoner, innhold i forsendelser osv.) i fakturaer, noe som eliminerer en betydelig mengde tidkrevende manuelt arbeid. .
Resultatet
Etter justeringene var alle systemene operative tidlig i 2022, slik at Bongers kunne sende inn rundt 50 000 til 55 000 rapporter per år, avhengig av sesong. Det er fem ganger så mye som før Brexit. Fordi datakvaliteten nå er utmerket og alle prosesser er optimert for maksimal hastighet og nøyaktighet, behandler Bongers store mengder dokumenter og data pålitelig og uten forsinkelser. Med flere nye tolleksperter i organisasjonen er de sterke på det nederlandske markedet og utover. Kunde-leverandør forholdet til AEB har nå blitt et ekte partnerskap, noe som setter Bongers i den unike posisjonen å opptre som megler og kunde ved hjelp av meglertjenester.
«Med Brexit i bakspeilet er vi nå godt posisjonert etter alle justeringene,» sa René, «og de neste trinnene vil være å tilby fortollingstjenester til AEB-kunder som en partner i AEB Customs Broker Network.»
Et eksempel på Bongers som tilbyr eksporttjenester til en AEB-kunde er en britisk nettbasert plante- og blomsterbutikk som importerer planter fra Nederland til Storbritannia. Samtidig kan Bongers, som kunde hos AEB Customs Broker Integration, tilby sine kunder tolltjenester i flere land. I ett av disse tilfellene behandler du eksportdeklarasjoner fra Tyskland til Norge for en av dine viktigste kunder.
